ULSS8 Asolo e OMM di MEDarchiver insieme per l’Area Vasta della chemioterapia senza errori

 

Intervista alla Dott.ssa Marina Coppola, Dirigente del Servizio di Farmacia Ospedaliera dell’ULSS 8 di Asolo: “Grazie ad un gestionale informativo completo, in grado di effettuare tutti i controlli a livello prescrittivo, abbiamo ridotto drasticamente tutti gli errori di prescrizione, di trascrizione, di calcolo, di lettura e di lavorazione.”

Nel 2012 presso le strutture di Castelfranco Veneto e di Montebelluna dell’Unità Locale Socio Sanitaria n° 8 della Regione Veneto, è stata implementata la cartella oncologica OMM di MEDarchiver, che ha consentito di gestire in maniera integrata e strutturata tutti i dati e le informazioni del paziente oncologico nei reparti di Oncologia, Ematologia, Urologia e Neurologia. Il progetto di informatizzazione ha previsto l’attivazione dei moduli di Resource Planning, Risk Management e Care Team Management della piattaforma MEDarchiver, ed è stato esteso nel corso degli anni anche alle altre strutture della ULSS1 Belluno, della ULSS2 Feltre e della ULSS7 Pieve di Soligo, realizzando un modello integrato per gran parte dell’Area Vasta delle provincie di Treviso e Belluno senza precedenti per completezza ed estensione.

Nel complesso, si tratta di un progetto che ha portato alla realizzazione del primo sistema territoriale e interaziendale in Italia per la produzione centralizzata di farmaci: un obiettivo reso possibile dal processo di condivisione dei protocolli di cura di quattro aziende sanitarie, e dalla scelta di una piattaforma informatizzata unica e dotata di funzionalità multi-sito come OMM.

Il sistema OMM viene infatti regolarmente impiegato in modo intensivo da oltre 200 utenti tra medici, infermieri, farmacisti e amministrativi, tanto che nei suoi archivi sono già stati gestiti e documentati più di 140.000 eventi clinici, per oltre 10.000 pazienti. Attualmente, l’attività di produzione centralizzata del farmaco antiblastico genera, sulla base delle prescrizioni gestite sul sistema in modo totalmente elettronico, circa 200 preparati al giorno destinati ai pazienti oncologici delle quattro ULSS.

Il progetto realizzato rappresenta un risultato di eccellenza a livello nazionale, come è emerso in occasione dell’incontro con le autorità presenziato nel 2015 dal Presidente della Regione Veneto Luca Zaia, insieme al Direttore Generale della ULSS 8 Bortolo Simoni, al sindaco di Castelfranco Veneto Luciano Dussin, al presidente della conferenza dei sindaci ULSS 8 Annalisa Rampin, e dalla dirigente del servizio di farmacia ospedaliera dell’ULSS 8, Marina Coppola.

A distanza di 4 anni dall'implementazione iniziale della cartella clinica oncologica presso la ULSS 8, abbiamo incontrato proprio la Dott.ssa Coppola, nella sua veste di responsabile della farmacia centralizzata presso l’ospedale di Castelfranco Veneto, per fare il punto della situazione.

La Dott.ssa Coppola ha innanzitutto voluto ricordare le motivazioni che hanno spinto una struttura complessa ed eterogenea come quella del comprensorio della ULSS 8 Asolo ad intraprendere questo progetto, specificando che l’implementazione di un sistema informativo medico e in particolare di una cartella oncologica sono scelte nate dall’esigenza di ridurre drasticamente i rischi in terapia, ottemperando allo stesso tempo alla Raccomandazione 14 anche prima della sua effettiva emissione: “Tutti i processi che passano attraverso i sistemi informativi di Asolo sono sempre orientati alla sicurezza del paziente e la cartella oncologica digitale ha giocato un ruolo importante in questo frangente”.

Il valore aggiunto sta nel ritorno di dati derivati da una gestione strutturata”, continua la responsabile della farmacia,  “in quanto grazie a queste informazioni si consente ai medici, ai farmacisti, agli analisti e agli amministrativi di fare epidemiologia, statistica, farmaco utilizzazione e molto altro”.

Grazie ai dati prelevati dalla cartella oncologica MEDarchiver e da altre fonti aziendali, la ULSS 8 Asolo è infatti in grado di mettere a disposizione di tutte le strutture collegate a Castelfranco una considerevole quantità di informazioni preziose, insieme ai flussi d’uscita passivi dei farmaci: si tratta di un progetto che raccoglie tutte le informazioni del database aziendale riportandole in un unico centro e rendendole quindi fruibili per le attività di programmazione sanitaria e scientifica, come richiesto dalla Regione Veneto.

Per quanto riguarda il ruolo della cartella oncologica OMM nel risk management, la dottoressa Coppola ribadisce che questa era forse la scommessa più importante del progetto, che puntava alla riduzione del rischio clinico in corso di terapia. Per quanto concerne i risultati ottenuti, la responsabile non ha dubbi: “Grazie ad un gestionale informativo che controlla a livello prescrittivo, abbiamo ridotto drasticamente tutti gli errori di prescrizione, di trascrizione, di calcolo, di lettura e di lavorazione. Abbiamo inoltre avuto un vantaggio dalla parte relativa alla preparazione guidata, quindi abbiamo la quasi ragionevole certezza che il nostro errore si avvicini allo zero”.

Abbiamo puntato ad avere un applicativo completo”, prosegue la dottoressa, “cosicché non ci fosse la possibilità per il medico di prescrivere in maniera scorretta, per il farmacista di validare in maniera scorretta, per il tecnico di allestire in maniera errata, per l’infermiere di somministrare o accettare in maniera non aderente al protocollo. Abbiamo puntato ad avere un governo completo di tutto il sistema in modo da azzerare l’errore in terapia. E possiamo affermare di esserci riusciti, visto che l’unico intoppo rilevato in questi anni si è verificato quando in una rarissima occasione, per motivi tecnici non è stato possibile utilizzare le funzioni informatiche per l’allestimento guidato del farmaco.”

Riguardo all'utilizzo quotidiano, la dirigente conferma che le telefonate e i contatti verbali si sono ridotti a pochi eventi raramente associati a problematiche di prescrizione, e che questi canali di comunicazione sono ormai riservati solo a situazioni di particolare gravità. Sono state invece eliminate del tutto le abituali telefonate necessarie a chiarire o decifrare il protocollo di cura precedentemente prescritto su carta. A conti fatti, l’eliminazione della carta, non solo ha consentito di rimuovere gli errori di trascrizione, “ma ha anche consentito di recuperare tutto il tempo che veniva sprecato per decifrare, calcolare e trascrivere”.

La ULSS 8 Asolo è una struttura che ha fatto dell’evoluzione uno dei suoi capisaldi riuscendo, grazie agli strumenti ora a disposizione, a tessere rapporti con enti di ricerca e università costituendo così un vero e proprio centro di controllo e monitoraggio dei dati clinici locali: “adesso possiamo ragionevolmente affermare di essere ad un punto in cui la nostra attività può assumere dei risvolti scientifici consistenti perché riusciamo a lavorare in maniera diversa. Grazie ai dati che riusciamo ad ottenere abbiamo un rapporto più sinergico con Università e Ricerca.”

Abbiamo infine chiesto alla Dott.ssa Coppola di riassumere in una frase come è cambiato il lavoro del personale clinico dopo l’implementazione del sistema OMM, e la risposta è stata senza esitazioni: “Con la DGR 1335 la Regione Veneto ha messo un termine a tutte le attività non conformi delle UFA, dando le specifiche di minima affinché i centri possano lavorare nel massimo della sicurezza degli operatori e dei pazienti; un accento importante è stato dato alla prescrizione informatizzata che deve diventare una pratica usuale in tutti i centri che somministrano terapie antiblastiche proprio per evitare gli errori potenzialmente mortali che sono insiti in una prescrizione cartacea”.

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Tutti i dettagli della piattaforma OMM - Oncology Medication Management sono disponibili sul sito dedicato.

About ULSS8 Asolo

L'unità locale socio-sanitaria n. 8 della Regione del Veneto è l’azienda sanitaria con sede legale ad Asolo e racchiude i due distretti sanitari con i presidi ospedalieri di Castelfranco Veneto e Valdobbiadene-Montebelluna. Il territorio servito si estende su una superficie di circa 800 kmq ed una popolazione di più di 250.000 abitanti.